Mitgliederverwaltung
Schnelle Suche, detaillierte Bearbeitung, Neuanlage und Partnermitgliedschaften. IBAN-Prüfung, Beitragsgruppen und Historie inklusive.
Mitglieder, Beiträge, SEPA-Lastschrift, E-Mail-Kommunikation und Dokumente – alles in einer übersichtlichen Web-Anwendung. Entwickelt von Benjamin Aldag.
Der Vereinsmanager bündelt die zentralen Prozesse – von der Mitgliedschaft bis zur Bank-Abbuchung – in 41 einsatzbereiten, rechtegesteuerten Modulen.
Schnelle Suche, detaillierte Bearbeitung, Neuanlage und Partnermitgliedschaften. IBAN-Prüfung, Beitragsgruppen und Historie inklusive.
Aktive Mitglieder, Neuzugänge, Vorfassungen, offene Beiträge und der nächste SEPA-Termin – automatisch aktualisiert im Überblick.
Beiträge einziehen, bankfähige SEPA-XML erzeugen, Termine verlängern und einmalige Positionen sauber abschließen – in einem Workflow.
Mitglieder-Kommunikation per E-Mail mit Anhängen, HTML-Support und thread-basiertem Verlauf – direkt im System.
DMS pro Mitglied: Dateien hochladen, strukturiert ablegen, finden und verwalten – alles an der richtigen Stelle.
Deutschlandkarte nach PLZ: Sehen Sie auf einen Blick, wo Ihre Mitglieder wohnen – ideal für Regionalanalysen und Außendienst.
Mitgliedsbriefe und Mitgliedskarten als PDF erzeugen – mit Vorlagen für Basis-, Premium- und Partnermitgliedschaften.
Zuwachs, Top-Städte, Monatsauswertungen und Beitragssummen – fundierte Zahlen für Vorstand und Controlling.
Mitarbeiter anlegen, Module freischalten und Berechtigungen granular steuern. Jeder sieht nur das, was er braucht.
Vergleichsportale, Versicherer, Pannendienste oder eigene Systeme: jede Fremdschnittstelle lässt sich anbinden – ohne Festlegung auf einen Anbieter.
Eine eigens dafür trainierte KI führt die Vereinsbuchhaltung selbstständig: Beiträge, Belege und Buchungssätze, ohne jeden Vorgang von Hand zu erfassen.
Unten die vollständige Modulliste – mit Beschreibung und Oberflächen-Screenshot. Rechte steuern, wer welches Modul sieht. Dazu kommen anbindbare Drittschnittstellen und die selbstständige KI-Buchhaltung.
Portale, Versicherer, Assistenzdienste oder Ihre eigene Software: der Vereinsmanager nimmt Fremdsysteme über austauschbare Schnittstellen auf. Es gibt keine Bindung an einzelne Marken.
Die Buchhaltung erledigt eine KI, die genau für Vereinsfinanzen trainiert wurde: sie erkennt Belege, ordnet Beiträge zu und bucht Vorgänge selbstständig. Sie prüfen das Ergebnis, statt jede Buchung von Hand zu tippen.
Zentrale Suche und Bearbeitung: Anschrift, Mitgliedschaft, Kontodaten, Beitragspositionen und Historie in einem Datensatz. Status 0 (Vorfassung) und Status 5 (Passiv) sind getrennt sichtbar.
Feinfilter über Nummer, Name, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail, Kennzeichen, Geburtstag und Vertragszeitraum. Trefferliste mit maskierter IBAN für den Alltag im Büro.
Einheitliches Antragsformular für Basis, Premium und Premium Plus. Quelle direkt oder über angebundene Online-Portale, inklusive Herkunftskennung und vollständiger Stammdaten.
Zuerst das Hauptmitglied suchen, dann Partnerdaten erfassen und fest verknüpfen – gedacht für Premium-Partner+-Mitgliedschaften ohne doppelte Stammdatenpflege.
Verteilung nach Mitgliedsart plus Blick auf Mehrfach-Beitragspositionen. Hilft Vorstand und Controlling, Tarifmix und Doppelbelegungen zu erkennen.
Pro Mitglied Kennzeichen, Marke, Modell, Baujahr und Fahrzeugart führen. Filter nach Nummer oder Kennzeichen, inkl. Aktiv-Kennzeichnung und Notiz.
Interaktive PLZ-Karte: Dichte, Top-Regionen und räumliche Verteilung auf einen Blick – für Außendienst, Regionalarbeit und Berichte.
Spezialliste für PLZ 80/81 mit Statusfilter. Inaktive Datensätze lassen sich als CSV exportieren – typisch für regionale Auswertungen und Aktionen.
E-Mail-Verkehr mit Mitgliedern direkt im System: senden, empfangen, Anhänge, Zuordnung über Mitgliedsnummer. Eingänge bekannter Adressen werden automatisch erkannt.
Anschreiben für Basis-, Premium- und Premium+-Mitgliedschaften als Word-Dokument. Mitglied laden, Vorlage wählen, Datei herunterladen – ohne Copy & Paste in Word.
Glückwunsch-Mails zu Geburtstag und Mitgliedsjubiläum vorbereiten. Zeitraum in Tagen voraus wählen, Empfänger prüfen und Versand dokumentieren.
Verteilerlisten anlegen, Empfänger aus der Mitgliedschaft ergänzen und aktiv/inaktiv steuern – Grundlage für Newsletter und Serienmails.
Marketing- und Upgrade-Kampagnen mit Zielgruppe, Zeitraum, Status und Kontaktliste. Einzelne Mitglieder gezielt einer Aktion zuordnen.
Empfehlungen und Dankeschön nachverfolgen: Wer hat wen geworben, welches Präsent ist fällig, welcher Status ist noch offen.
Fälle mit Datum, Kennzeichen, Art, Ort, Partnerreferenz und Höhe führen. Interne Notizen, Historie und Versand über Mailvorlagen in einem Vorgang.
Tickets mit Kategorie, Priorität, Status und Zuweisung. Mitgliedsbezug, Betreff und Beschreibung bleiben nachvollziehbar – statt lose E-Mail-Ketten.
Standard-Checkliste „Schaden“ plus fallbezogene Punkte. Offene Unterlagen (Protokoll, Belege, Fotos) sind pro Mitglied und Fall abhakbar.
Hilfe- und Leistungsfälle mit Zeitpunkt, Art, Ort, Kennzeichen, Partner und Kosten protokollieren. Verlauf bleibt für Nachfragen und Abrechnung stehen.
Übersicht über Kündigungs- und Austrittsdaten, Grund und Wiedervorlage. Follow-ups anlegen, damit kein Austritt in der Liste untergeht.
Geführter Wechsel der Mitgliedschaft (von → nach) mit Wunschtermin, Bearbeiter, Status und Checkliste. Ablaufhilfe für den Mitgliederservice.
Mitglied laden, Name, Nummer, Eintritt und Leistung auf der Karte positionieren. Vorschau und Druck auf handelsübliche Plastikkarten-Drucker.
Protokoll aller angebundenen Drittsysteme: Richtung, Referenz, Mitglied, Status, Nachricht und optionale Rohdaten. Jede Fremdschnittstelle lässt sich nachrüsten.
Eingänge aus Vergleichs- und Partnerportalen in einer Übersicht. Offene Sätze lassen sich in die Mitgliederdatenbank übernehmen, verarbeitete bleiben nachvollziehbar.
Abgleich zwischen einer Partner-Schnittstelle und der aktiven Mitgliederliste. Zeigt Sätze, die nur auf einer Seite vorkommen – inkl. Status, Tarif und Grund.
Kontaktnotizen am Mitglied mit Titel, Text, Priorität, Status und Wiedervorlagedatum. Filter halten fällige Rückrufe im Blick.
Interne To-dos für den Mitgliederservice: Titel, Beschreibung, optionaler Mitgliedsbezug, Fälligkeit, Priorität, Status und Zuweisung.
Eine Liste aller fälligen Notizen, Aufgaben und offenen Schadensfälle. Quelle, Titel, Mitglied und Priorität auf einer Seite – der Tagesstart im Büro.
Termine mit Ort, Zeitraum, Teilnehmerlimit und Status. Teilnehmer inkl. Mitgliedsnummer und E-Mail hinzufügen – von Versammlung bis Kurs.
Abwesenheiten im Mitgliederservice: Mitarbeiter, Zeitraum, Art, Vertretung und Notiz. Heute abwesend und Planung getrennt sichtbar.
Interne Wissensdatenbank mit Kategorie, Frage, Antwort und Stichworten. Suche über den Bestand, Einträge aktiv oder inaktiv.
Automatische Mitgliedsjubiläen (5/10/15/… Jahre) plus manuelle Ehrungen mit Art, Datum, Beschreibung und Status.
Anstehende Geburtstage aus der Mitgliederverwaltung, Zeitraum in Tagen wählbar. Optional inkl. nicht aktiver Mitglieder.
Lastschriftlauf nach Termin: IBAN- und BIC-Prüfung, Austrittscheck, Beträge, Mandate. Bankfähige SEPA-XML erzeugen und herunterladen. Ergänzend übernimmt die KI-Buchhaltung wiederkehrende Buchungen selbstständig.
Standardbeiträge pflegen: Gruppe, Bezeichnung, Zahlungsrhythmus in Monaten und Preis. Anzahl zugeordneter Mitglieder je Position sichtbar.
Welche Standardpositionen hängen an wie vielen Mitgliedern? Filter auf mindestens zwei Positionen und offene Status – gut für Bereinigung und Controlling.
Dashboard mit Balken-, Torten- und Liniendiagrammen zu Mitgliedern und Service. Zahlen für Vorstandssitzung, ohne Extra-Excel.
Kumulative Entwicklung seit 2009 als Linie. Zeigt Wachstum über die Jahre statt nur den aktuellen Bestand.
Tages- und Verlaufszahlen neuer Anträge, aufgeschlüsselt nach Basis, Premium und Partner+. Verlauf der letzten 30 Tage inklusive.
Die 100 ältesten aktiven Mitglieder nach Eintrittsdatum – für Ehrungen, Berichte und die lange Bindung im Verein.
Änderungsprotokoll nach Zeit, Modul, Aktion, Objekt, Mitglied und Mitarbeiter. Filter und CSV-Export für Nachvollziehbarkeit.
Admin-Modul: Hintergrund-Transfer von Mitgliederdaten starten und das Live-Log mitlesen. Nur für Administratoren freigeschaltet.
Einblicke in die wichtigsten Module – klar, praxisnah und auf den Vereinsalltag abgestimmt.
Kennzahlen live im Blick
Jetzt öffnen →Suche & Stammdaten
Jetzt öffnen →Lastschrift & XML
Jetzt öffnen →E-Mails & Anhänge
Jetzt öffnen →DMS pro Mitglied
Jetzt öffnen →PLZ-Übersicht DE
Jetzt öffnen →Nach dem Login sehen Ihre Mitarbeiter nur die freigeschalteten Module. Jede Karte führt direkt in den jeweiligen Arbeitsbereich.
| Nr. | Name | Ort | Gruppe | Status |
|---|---|---|---|---|
| 10482 | Schmidt, Anna | München | Premium | Aktiv |
| 10483 | Weber, Thomas | Hamburg | Basis | Aktiv |
| 10484 | Müller, Lisa | Köln | Partner | Vorfassung |
| 10485 | Fischer, Jonas | Berlin | Premium | Aktiv |
| 10486 | Becker, Maria | Stuttgart | Basis | Offen |
Leistungsstarke Suche und vollständige Bearbeitung: Adressen, Beiträge, Zahlungsdaten und Historie – zentral und nachvollziehbar.
Beiträge einziehen, bankfähige XML erzeugen und Termine verlängern – inklusive Prüfungen zu BIC und Austritt.
Das Message-Center bündelt den Schriftverkehr mit Mitgliedern – inklusive Anhängen und nachvollziehbarem Verlauf.
Die PLZ-Karte zeigt die regionale Verteilung Ihrer Mitglieder – ideal für Wachstum, Service und Außendiensteinsätze.
Statt Excel, E-Mail-Postfächer und Insellösungen greifen die Module ineinander – mit Rechten, Protokollen und klaren Prozessen.
Arbeiten Sie ortsunabhängig im Browser – mit Login, Session und rollenbasierten Modulen.
Beitragspositionen, Abbuchungsläufe und SEPA-XML ersetzen manuelle Listen und Fehlerquellen.
Message-Center und DMS halten Schriftverkehr und Unterlagen am Mitglied – nicht im Postfach-Chaos.
Dashboard, Zuwachs und Top-Regionen liefern die Zahlen, die Vorstand und Controlling brauchen.
Eine eigens auf Vereinsfinanzen trainierte KI bucht Beiträge und Belege selbstständig – Sie prüfen nur noch die Ausnahmen.
Orientierungswerte aus der Praxis
Transparente Einstiege – final abgestimmt auf Ihre Mitgliederzahl, Module und Hosting-Wünsche. Alle Preise verstehen sich als Orientierung (netto, zzgl. MwSt.).
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Der volle Vereinsalltag in einem System
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Von der Mitgliederverwaltung über SEPA bis zu Kommunikation und Dokumenten – Sie bekommen ein integriertes System statt vieler Insellösungen.
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Fakten für Vorstände, Geschäftsstellen und KI-Suchen – ohne Marketingfloskeln.
Der Vereinsmanager ist eine webbasierte Vereinssoftware von Benjamin Aldag (Hard- und Softwareentwicklung, Mirow). Sie bündelt Mitgliederverwaltung, Beiträge, SEPA-Lastschrift, Kommunikation, Servicefälle und Auswertungen in 41 einsatzbereiten Modulen.
Benjamin Aldag, Hard- und Softwareentwicklung, Birkenstr. 10 A, 17252 Mirow. Die Produktseite liegt unter vereinsmanager.digitsoftware.de, der Entwickler unter www.digitsoftware.de.
Ja. Das SEPA-Modul prüft IBAN und BIC, berücksichtigt Austritte und erzeugt bankfähige SEPA-XML-Dateien für den Abbuchungslauf.
Ja. Vergleichsportale, Versicherer, Assistenzdienste oder eigene APIs können über austauschbare Schnittstellen angebunden werden. Es gibt keine Bindung an einzelne Marken.
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Über das Kontaktformular auf vereinsmanager.digitsoftware.de oder per E-Mail an b.aldag@digitsoftware.de. Eine Demo ist kostenlos und unverbindlich.
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Interesse am Vereinsmanager? Schildern Sie kurz Ihren Verein und Ihre Anforderungen – ich melde mich mit Terminvorschlägen.
